FAQ - Die häufigsten Fragen rund um Telefonkonferenzen

Bei Premium-Telefonkonferenzen bleibt niemand aussen vor. Mit anderen Worten: In jede Telefonkonferenz können sich fast beliebig viele Teilnehmer einwählen.

Im Rahmen unserer Systemgrenzen liegt die maximale Teilnehmeranzahl ohne vorherige Anmeldung derzeit bei 200 Teilnehmern je Telefonkonferenz.

Sofern Sie eine größere Veranstaltung planen, so teilen Sie dies unserem Kundenservice gerne mit. Wir erhöhen dann gerne die Kapazitäten Ihres Konferenzraumes.

Nein, die Nutzung unserer Premium-Telefonkonferenz ist unabhängig von Ihrer Telefonanlage oder dem vorhandenen Telefon möglich. Sie benötigen nur ein DTMF- (mehrfrequenzwahlfähiges) Telefon zur Eingabe der jeweiligen Zugangsdaten (PIN).

An einigen Telefonen kann es nötig sein, zur Aktivierung der DTMF-Funktion zunächst eine besondere Taste oder Tastenfolge zu betätigen. Dies ist meist an Systemtelefonen größerer Telefonanlagen der Fall.

Sollte es einmal bei der Einwahl bzw. der Eingabe der Zugangsdaten zu Problemen kommen, weil das Telefon nicht korrekt eingestellt ist, so ist dies auch kein Problem. Unser Konferenzsystem leitet jeden Anrufer mit Einwahlproblemen automatisch an unseren 24/7-Operatorservice weiter.

Unsere freundlichen Mitarbeiter fragen den Anrufer dann persönlich nach seinen Zugangsdaten und schalten diesen (korrekte Zugangsdaten vorausgesetzt) gerne von Hand in die Telefonkonferenz.

Ja, eine Premium-Telefonkonferenz kann auch von ausländischen Teilnehmern erreicht werden. Dies gilt sowohl für die in der BASIC-Version enthaltene Einwahlnummer im deutschen Festnetznetz, sowie den bei PROFESSIONAL und ECOTALK nutzbaren Einwahlrufnummern im Ausland.

Sie können die Menüsprache jedes einzelnen Konferenzraumes wahlweise auf deutsch oder englisch einstellen. Bei einer BASIC-Telefonkonferenz wählen Sie die gewünschte Sprache im Rahmen der Anmeldung (eine Änderung ist nachträglich über den Kundenservice möglich) bzw. bei der Bestellung zusätzlicher Konferenzräume.

Sofern Sie eine individuelle Begrüßungsansage verwenden, empfehlen wir Ihnen jeweils eine Ansage für deutsch und englisch zu erstellen bzw. bei uns zu beauftragen. Mit Einwahl in die Telefonkonferenz wird dem Anrufer dann anhand der jeweiligen Spracheinstellung des Konferenzraumes direkt auch die Begrüßungsansage in der richtigen Sprache wiedergeben.

Selbstverständlich können Sie mehrere Konferenzräume parallel mit verschiedenen Spracheinstellungen betreiben.

Sofern unser Telefonkonferenzsystem feststellt, dass ein Teilnehmer bei der Eingabe der Zugangsdaten Hilfe benötigt (z.B. weil wiederholt keine oder eine ungültige PIN eingegeben wurde), wird das Gespräch automatisch zu einem Mitarbeiter unseres Operatorservice weitergeleitet.

Wir fragen dann die Zugangsdaten des Anrufers persönlich ab und der Anrufer wird dann manuell in den Konferenzraum verbunden. Diesen Service bietet Premium-Telefonkonferenz kostenlos an – und das sogar rund um die Uhr an allen Tagen des Jahres.

Selbstverständlich. Sie benötigen für parallele Telefonkonferenzen lediglich eine entsprechende Anzahl an Konferenzräumen innerhalb Ihres Zugangs. Diese können Sie – je nach gebuchten Tarif – entweder selbständig online einrichten oder über unseren Kundenservice bestellen.

Durch die quasi unbegrenzte Anzahl an buchbaren Konferenzräumen sind Sie besonders flexibel und können bei Bedarf für jeden Mitarbeiter oder für jede Abteilung eigene Konferenzräume anlegen.

Unser Telefonsystem wird in deutschen Netzen und in Rechenzentren mit bester redundanter Technik betrieben. Neben höchster Systemstabilität profitierne unsere Kunden daher auch von bester Sprachqualität.

Einschränkungen bei der Verständigung innerhalb einer Telefonkonferenz werden meist von einzelnen Teilnehmern hervorgerufen, z. B. durch laute Hintergrundgeräusche. Sollte es bei einer Konferenz mit mehreren Teilnehmern zu störenden Hintergrundgeräuschen kommen, kann es daher schon ausreichen, Teilnehmer, die nicht aktiv an der Konferenz beteiligt sind, stumm zu schalten.

Nein, wenn Sie über einen aktiven Zugang für Premium-Telefonkonferenzen verfügen, ist keine Anmeldung zur Durchführung einer Telefonkonferenz nötig.

Sie können daher jederzeit ohne Voranmeldung zu Telefonkonferenzen einladen und diese durchführen. Ihre Einwahlnummern werden Ihnen zu diesem Zweck dauerhaft bereitgestellt. So können Sie auch nach einem längeren Zeitraum, in dem Sie einmal keine Telefonkonferenz geführt haben, jederzeit wieder eine neue Telefonkonferenz führen.

Nachdem Sie sich über unsere Online-Bestellung als neuer Kunde zur Premium-Telefonkonferenz angemeldet haben, erhalten Sie von uns alle relevanten Zugangsdaten Ihres ersten Konferenzraumes (PIN-Nummer und Einwahlrufnummern).

Ihr Telefonkonferenzraum steht Ihnen danach jederzeit rund um die Uhr zur Verfügung.

Wenn Sie eine Telefonkonferenz durchführen möchten, laden Sie Ihre Teilnehmer dazu ein, indem Sie diesen den Startzeitpunkt Ihrer Telefonkonferenz, die PIN und die Einwahlrufnummer(n) mitteilen. In Ihre Account finden Sie hierzu auch eine Textvorlage.

Zum vereinbarten Zeitpunkt wählen sich dann alle Teilnehmer in das Telefonkonferenzsystem ein und identifizieren sich mit Ihrer PIN. Alle Teilnehme rmit der gleichen PIN werden dann zu einem Gespräch zusammengeschaltet.

Sie als Konferenzinitiator haben über unsere Websteuerung (je nach Tarif) zusäzliche Möglichkeiten der Gesprächssteuerung. So können Sie einzelne oder alle Teilnehmer stummschalten, die Konferenz aufzeichen lassen oder auch einzelne/alle Teilnehmer aus der Telefonkonferenz entfernen - alles per Mausklick an Ihrem Bildschirm.

Die Kosten für den Konferenzinitiator einer Telefonkonferenz richten sich nach dem gewählten Tarif und Funktionsumfang, der vom Teilnehmer verwendeten Einwahlrufnummer und nach der Anzahl der Telefonkonferenzteilnehmer.

Kurz gesagt: Sie bezahlen einen festen Minutenpreis je eingewählten Teilnehmer. Die Höhe des Minutenpreises ergibt sich aus unserer Preisliste und richtet sich nach der vom Teilnehmer verwendeten Einwahlrufnummer.

Um eine Telefonkonferenz zu buchen, müssen Sie keinen großen Aufwand tätigen.

Melden Sie sich einfach über unsere Online-Registrierung an, und erhalten Sie innerhalb weniger Minuten die Zugangsdaten zu Ihrer Telefonkonferenz.

Gerne helfen wir Ihnen auch persönlich dabei, Ihren Telefonkonferenzraum so einzurichten, wie Sie es benötigen.

Unser Support-Team steht Ihnen bei der Buchung Ihrer Telefonkonferenz und sonstigen Fragen jederzeit hilfreich zur Verfügung.

Auf jeden Fall! Gerade die persönliche Beratung und Betreuung unser Kunden ist uns besonders wichtig.

Wir unterstützen Sie daher gerne im Vorfeld der Anmeldung, bei der Einrichtung und bei der Gestaltung und bei Bedarf sogar bei der Durchführung von Telefonkonferenzen.

Innerhalb unserer Kundenbetreuung haben Sie zudem feste namentliche Ansprechpartner.

Nicht umsonst vertrauen uns zahlreiche Kunden bereits seit sehr vielen Jahren die Durchführung Ihrer Telefonkonferenzen an.

Wenn Sie eine Telefonkonferenz durchführen möchten, laden Sie Ihre Teilnehmer dazu ein, indem Sie diesen den Startzeitpunkt Ihrer Telefonkonferenz, die PIN und die Einwahlrufnummer(n) mitteilen. In Ihre Account finden Sie hierzu auch eine Textvorlage.

Zum vereinbarten Zeitpunkt wählen sich dann alle Teilnehmer in das Telefonkonferenzsystem ein und identifizieren sich mit Ihrer PIN. Alle Teilnehme rmit der gleichen PIN werden dann zu einem Gespräch zusammengeschaltet.

Sie als Konferenzinitiator haben über unsere Websteuerung (je nach Tarif) zusäzliche Möglichkeiten der Gesprächssteuerung. So können Sie einzelne oder alle Teilnehmer stummschalten, die Konferenz aufzeichen lassen oder auch einzelne/alle Teilnehmer aus der Telefonkonferenz entfernen - alles per Mausklick an Ihrem Bildschirm.

Die richtige Tarifauswahl hängt in erster Linie davon ab, welche Leistungen und Flexibilität Sie bzgl. Ihrer Telefonkonferenzen benötigen.

PROFESSIONAL- bzw. ECOTALK ist die richitge Wahl, wenn Sie höchstmögliche Flexibilität hinsichtlich der Anzahl und Konfigurationsmöglichkeiten von Konferenzräumen benötigen. In beiden Tarifen können Sie beliebig viele Konferenzräume anlegen und jeden Raum individuell konfigurieren. Zudem steht Ihnen eine umfassende Live-Steuerung zur Verfügung (z. B. für moderierte Webinare mit Frage-Antwort-Runden). In zahlreichen Ländern können Sie zudem lokale Festnetz- oder 0800-Rufnummern an Ihre Teilnehmer kommunizieren.

Die BASIC-Variante ist zu empfehlen, wenn Sie hauptsächlich Telefonkonferenzen über unsere deutsche Festnetzeinwahl führen und keine Live-Websteuerung benötigen.

Wenn Sie erstmalig einen neuen Konferenzraum anlegen, so stehen Ihnen hierfür drei Grundarten zur Verfügung:

• Dauerkonferenz
• Einmalkonferenz
• Wiederkehrende Konferenz

Die Dauerkonferenz kann jederzeit genutzt werden, sofern der Raum von Ihnen nicht temporär "pausiert" wurde.

Die Einmalkonferenz ist nur für einen bestimmten Zeitraum, i.d.R. also für eine Telefonkonferenz, aktiv. Hier bestimmen Sie einen Startzeitpunkt und eine geplante Dauer in Minuten. Die Einwahl in den Konferenzraum ist dann nur innerhalb des definierten Zeitraumes möglich.

Die Wiederkehrende Konferenz definiert ebenfalls einen festen Zeitpunkt für den Beginn der Telefonkonferenz, dieser wird aber periodisch wieder automatisch angelegt, z. B. täglich, wöchentlich, monatlich oder quauartalsweise.

Für jeden angelegten Konferenzraum können Sie zudem noch folgende Grundeinstellungen vornehmen:

• Menüsprache (deutsch/englisch)
• Konferenzraum-Name
• Kostenstellen-Zuweisung (nur PROFESSIONAL/ECOTALK)
• Freigabe internationaler Einwahlrufnummern (nur PROFESSIONAL/ECOTALK)

Für die Gesprächseinstellungen stehen Ihne in jedem Konferenzraum folgende Optionen zur Verfügung:

• Teilnehmer-Namen abfragen/ansagen
• Teilnehmerstatus nach Einwahl (sprechend/stumm)
• Hinweistöne beim Betreten oder Verlassen der konferenz (an/aus)
• Moderatorfunktion (an/aus)
• Konferenz aufzeichnen (an/aus)
  
  

Die Gesprächseinstellungen können für alle Räume im PROFESSIONAL/ECOTALK-Tarif flexibel online jederzeit verändert werden, für die Moderator-Funktion gilt dies auch im BASIC-Tarif.

Premium-Telefonkonferenzen eignen sich auch zur Nutzung in Verbindung mit "Adobe Connect", damit Teilnehmer auch per Telefon Ihrer Adobe Webkonferenz bzw. Ihrem Adobe Webinar folgen können.

Adobe benötigt zur Herstellung einer Verbindung zu unserem Konferenzsystem eine gebührenfreie Einwahlrufnummer in den USA bzw. in UK. Premium-Telefonkonferenz stellt eine solche Rufnummer in beiden Ländern zur Verfügung. Nutzungsvoraussetzung ist jedoch der PROFESSIONAL- oder ECOTALK-Tarif. Ferner muss im vorgesehenen Konferenzraum die Nutzung internationaler Einwahlrufnummern freigegeben sein.

Um die Premium-Telefonkonferenz Zugangsdaten in Ihrem Adobe-Account zu hinterlegen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Melden Sie sich (mit Administrator-Konto!) in Ihrem Adobe Connect-Konto an.

2. Wählen Sie "Administration" und anschließend "Audioanbieter" aus.

3. Mit einem Klick auf "Neuer Anbieter" gelangen Sie auf die Eingabemaske für die Konfiguration der Telefonkonferenz, in die sich später der Adobe Connect Raum einwählen soll

Screenshot Adobe Connect 1

Die Felder können wie im gezeigten Beispiel identisch ausgefüllt werden. Ersetzen Sie die bitte die vierstellige Einladenummer (im Beispiel 1234#) sowie die sechsstellige Teilnehmer- bzw. Moderator-PIN (im Beispiel 123456#) durch die in Ihrem vorgesehenen Konferenzraum angezeigten PINs.

HINWEIS:
Im obigen Beispiel wird die gebührenfreie UK-Einwahl 08007563331 verwendet. Sollte der von Ihnen genutzte Adobe Connect Raum über einen Server in den USA laufen, ersetzen Sie die Einwahlnummer bitte durch die US-Nummer 8557511140. Sind Sie unsicher, über welches Land Ihr Adobe Connect Service realisiert wird, probieren Sie einfach beide Einwahlrufnummern nacheinander aus.

Sie speichern Premium-Telefonkonferenz als Audioanbieter mit einem Klick auf "Speichern", die Einwahldaten werden dann Ihrem Adobe Connect Konto hinzugefügt.

4. Die weiteren Schritte können Sie nun mit dem Veranstalter-Konto des betroffenen Adobe Connect Raums vornehmen. Die vollen Rechte eines Administrators werden nicht mehr benötigt.

Als nächstes muß nun ein neues Audioprofil mit dem eben angelegten Premium-Telefonkonferenz Zugang verknüpft werden, da dieses sonst später beim Ziel-Raum nicht auswählbar ist.

Wählen Sie hierzu oben rechts (neben dem Login-Namen) auf "Mein Profil" und danach den Punkt "Meine Audioprofile". Klicken Sie anschließend auf "Neues Profil".

Screenshot Adobe Connect 2

Mit Klick auf "Speichern" wird dieses Profil für den angemeldeten User angelegt.

5. Als nächsten Schritt rufen Sie bitte den Adobe Connect Raum auf, für den Sie die Premium-Telefonkonferenz verwenden möchten.

Klicken Sie hierzu oben auf den Punkt "Meetings" und wählen Sie den gewünschten Raum über die Meetingliste aus.

Nach einem weiteren Klick auf "Informationen bearbeiten", aktivieren Sie im Bereich "Einstellungen für Audiokonferenz" bitte die Auswahl "Diese Audiokonferenz in dieses Meeting einschließen:" und wählen Sie danach Premium-Telefonkonferenz aus (entsprechen dem von Ihnen zuvor angelegten Audioprofil für Premium-Telefonkonferenz).

Speichern Sie die Einstellungen ab, damit diese anschließend im Adobe Connect Raum zur Verfügung stehen.

Screenshot Adobe Connect 3

6. Als Veranstalter können Sie nun den Raum öffnen und das Menü "Audio" -> "Meetingaudioübertragung starten..." aufrufen.

Screenshot Adobe Connect 4

Es öffnet sich ein kleiner Dialog (siehe nachfolgender Screenshot), bei dem auf die beiden Haken bei "Telefon verwenden" und "Telefonieaudioübertragung starten" geachtet werden sollte. Erst mit Klick auf "Beginn" startet der Raum die Einwahl in die Telefonkonferenz. Es ist normal, dass erst mit einer gewissen zeitlichen Verzögerung etwas zu hören ist, da das System sich zunächst in die Telefonkonferenz einwählen muss. Bis zum Start der Audioübertragung können also einige Sekunden vergehen.

Screenshot Adobe Connect 5

Die Live-Ansicht zeigt Ihnen eine Übersicht aller vorhandenen Telefonkonferenzen. Bei aktiver Belegung eines Raumes können Sie zudem erkennen, welche Teilnehmer sich gerade in in einer Telefonkonferenz befinden. Ggf. werden Ihnen auch die Telefonnummern der Teilnehmer angezeigt, sofern diese bei der Einwahl nicht unterdrückt werden.

Über die Live-Ansicht kann eine laufende Telefonkonferenz auch beendet werden. Alle in einer Telefonkonferenz befindlichen Teilnehmer werden dann systemseitig getrennt, über die Beendigung der Telefonkonferenz wird zuvor noch über eine Hinweisansage informiert.

Um eine unbefugte Nutzung von Telefonkonferenzen zu vermeiden, können Sie im Kundenlogin jederzeit einen Konferenzraum temporär sperren. Im gesperrten Zustand bleiben Ihnen alle Einstellungen und die PIN einer Telefonkonferenz erhalten, es ist aber keine Nutzung des jeweiligen Konferenzraumes möglich. Vor Durchführung einer weiteren Telefonkonferenz muss der Raum daher zuvor erst wieder entsperrt werden.

Alternativ zu einer temporären Sperre können für jede Telefonkonferenz auch neue PIN-Nummern vergeben werden, alle vorherig verwendeten PINs werden dann automatisch ungültig.

Der Live-Webmanager ist die zentrale Steuerungsmöglichkeit für Telefonkonferenzen im PROFESSIONAL- bzw. ECOTALK-Tarif. Hier können Sie direkt am Computerbildschirm eine laufende Telefonkonferenz im Livebetrieb "sehen" und auch steuern.

Zunächst wird eine laufende Telefonkonferenz in visualisierter oder tabellarischer Form angezeigt. So haben Sie immer einen exakten Überblick über die Anzahl der eingewählten Telefonkonferenzteilnehmer. Über die Live-Websteuerung können Sie bestimmte Teilnehmer z. B. stumm schalten, aus der Telefonkonferenz entfernen oder die Telefonkonferenz für weitere Teilnehmer sperren. Des weiteren empfangen Sie über Ihren Bildschirm Wortmeldungen stumm geschalteter Teilnehmer.

Abgerundet wird der Live-Service durch eine integrierte Aufzeichnungsfunktion, über die die gesamte oder Teile einer Telefonkonferenz aufgezeichnet werden können. Die erzeugten Mitschnitte können dann online abgerufen werden.

Bei größeren Telefonkonferenzen und Webinaren, bei denen nur ein oder wenige Teilnehmer sprechen, bietet es sich an, alle übrigen Teilnehmer zur Vermeidung von Störgeräuschen stumm zuschalten

Während der Präsentation können sich stumme Teilnehmer durch eine Wortmeldung für den Moderator der Telefonkonferenz bemerkbar machen. Der Moderator erhält die Wortmeldung des Teilnehmers dann visuell an seinem Bildschirm angezeigt und kann dann bei Bedarf diesem Teilnehmer das Sprachrecht erteilen.

Die Abgabe einer Wortmeldung durch den Teilnehmer einer Telefonkonferenz erfolgt durch Eingabe der Tastenfolge [ * ] [ 5 ].